Inventur effizient planen und durchführen
Kaum ist der Sommerurlaub vorbei, taucht in vielen Supermärkten auch schon der Weihnachtsschmuck auf. Selten steht einem zu diesem Zeitpunkt schon der Sinn nach Lebkuchen und Schokoladen-Weihnachtsmännern. Und doch ist es jedes Mal erstaunlich, wie rasch sich das Jahresende plötzlich nähert. Ist das scheinbar verfrühte Auftauchen der Weihnachtsdekoration vielleicht eher ein perfektes Beispiel exzellenter Planung?
Wie gut ist Ihr Unternehmen auf die sich jährlich wiederholenden Herausforderungen vorbereitet? Wiederkehrende Aufgaben am Ende des Jahres, beispielsweise die Inventur, sollten für viele Betriebe keine große Überraschung darstellen. Und trotzdem ist in den meisten Unternehmen besonders die Zeit vor Jahresende von Zeitdruck und Stress geprägt. Warum bereiten Sie sich in diesem Jahr nicht schon frühzeitig auf die regelmäßige Bestandsaufnahme vor?
In diesem Beitrag erfahren Sie alles, was Sie für die effiziente Planung und reibungslose Durchführung Ihrer Inventur wissen sollten. Zunächst klären wir einige häufig gestellte Fragen zum Thema Inventur.
Warum Inventur?
Weshalb ist es sinnvoll, eine Inventur durchzuführen?
Die regelmäßige Inventur in Ihrem Unternehmen hilft Ihnen, den aktuellen „Istbestand“ festzustellen. Bei der Bestandsaufnahme werden alle materiellen Güter (körperliche Inventur), immaterielles Umlaufvermögen und Schulden (Buchinventur) sowie Güter des beweglichen Anlagevermögens, also Fahrzeuge, Maschinen und Betriebsausstattung (Anlageninventur) erfasst.
Mindestens einmal im Jahr, an einem festgesetzten Tag, stellen Sie durch die Inventur sicher, dass die kontinuierliche Erfassung von Zu- und Abgängen in Ihrem Warenwirtschaftssystem sowie die Buchführung in Ihrem Betrieb korrekt getätigt wird.
Zusammengefasst, die regelmäßige Bestandsaufnahme in Ihrem Betrieb:
- Bildet die Grundlage des Jahresabschlusses
- Identifiziert mögliche Verluste durch Diebstahl oder Schwund
- Korrigiert etwaige Fehler in Buchführung und Warenwirtschaftssystem
- Gibt einen Überblick darüber, welche Güter (wert- und mengenmäßig) sich aktuell in Ihrem Lager oder Büro befinden
Die jährliche Inventur dient also nicht nur zur Kontrolle für das Finanzamt. Auch für Ihr Unternehmen ist die Bestandsaufnahme ein sinnvolles Mittel zur Überprüfung der internen Buchführung und zum Vergleich von Soll- und Istbestand.
Bin ich verpflichtet, eine Inventur in meinem Betrieb durchführen?
Das Finanzamt schreibt für Ihr Unternehmen dann eine Inventur vor, wenn Ihr Betrieb bilanzierungspflichtig ist. Doch auch für kleinere Unternehmen, die nicht bilanzierungspflichtig sind, ist eine freiwillige Inventur zur Überprüfung der reellen finanziellen Situation sinnvoll.
Experten-Tipp: Konzentrieren Sie sich in Ihrer Bestandsaufnahme nicht nur auf die Ware in Ihrem Lager. Auch C-Güter, also Artikel, die nicht direkt an der Wertschöpfung in Ihrem Betrieb beteiligt sind, sollten aufgelistet werden. Gemeint sind damit beispielsweise Bürobedarf oder Reinigungsartikel.
Muss die Inventur zwingend am letzten Tag des Jahres durchgeführt werden?
Grundsätzlich ist eine Inventur zu verschiedenen Zeitpunkten vorgeschrieben: punktuell bei Unternehmensgründung und bei personalen Veränderungen der Geschäftsführung sowie regelmäßig zum Ende jedes Geschäftsjahres.
Das Geschäftsjahr stimmt für die meisten Unternehmen mit dem Kalenderjahr überein, weshalb der Stichtag für die jährliche Bestandsaufnahme in der Regel auf den 31. Dezember fällt. Es ist oft unmöglich, die komplette Inventur an einem Tag durchzuführen. Daher ermöglichen die unterschiedlichen Inventurarten eine Bestandsaufnahme vor oder nach dem Jahresabschlussstichtag (siehe Inventurarten).
Inventurarten
Es existieren verschiedene Arten der Bestandsaufnahme, die Sie anwenden können. Versichern Sie sich jedoch, welche Inventurart für Ihren Betrieb die passende ist. Für zeitverschobene Arten der Inventur sollten Sie sichergehen, dass Ihr Warenwirtschaftssystem exakt geführt wird. Eine permanente Inventur darf nicht für die Erfassung verderblicher Ware verwendet werden.
Stichtagsinventur
Bei der Stichtagsinventur handelt es sich um die gängigste Art der Inventur. Dabei wird die komplette Bestandsaufnahme am Bilanzstichtag selbst durchgeführt.
Eine zeitversetzte Inventur von maximal zehn Tagen vor oder nach dem Jahresabschlussstichtag ist zulässig. In diesem Fall müssen jegliche mengen- und wertmäßige Bestandsveränderungen innerhalb dieser Tage anhand von Belegen auf den eigentlichen Bestand am Bilanzstichtag zurückgerechnet bzw. fortgeschrieben werden.
Achtung: Hierbei handelt es sich nicht um die Stichprobeninventur, bei der die Bestandsaufnahme durch repräsentative Stichproben durchgeführt wird. Diese Art der Inventur muss beim Finanzamt offiziell beantragt werden und wird nur für sehr große Unternehmen unter bestimmten Voraussetzungen genehmigt.
Permanente Inventur
Bei der permanenten Inventur nehmen Sie den Bestand für unterschiedliche Warengruppen an verschiedenen Tagen über das Jahr verteilt auf. Einmal im Jahr, an einem festgelegten Bilanzstichtag wird dann eine körperliche Inventur aller Warengruppen vorgenommen, um Sollbestand und Istbestand zu vergleichen. Um Ressourcen und Zeit zu sparen, können Sie hierfür einen Tag wählen, an dem die Warenbestände im Lager niedrig sind.
Verlegte Inventur
Dies ist eine zeitverschobene Art der Inventur. Bei der verlegten Inventur kann die Bestandsaufnahme entweder drei Monate vor oder zwei Monate nach dem eigentlichen Bilanzstichtag durchgeführt werden. Entscheidend bleibt jedoch der Istbestand am eigentlichen Jahresabschlussstichtag. Dieser muss wertmäßig fortgeschrieben bzw. zurückgerechnet werden.
Die verlegte Inventur ermöglicht eine größere Flexibilität. Jedoch birgt sie auch einige Fallstricke, da jegliche Bestandsveränderungen für die korrekte Fortschreibung bzw. Rückrechnung über die Monate exakt dokumentiert werden müssen.
Achtung: Diese Inventurart muss im Vornherein beim Finanzamt beantragt werden.
Experten-Tipps
So klappt’s bei Planung und Durchführung der Inventur
Im Folgenden erfahren Sie einige praktische Tipps zur optimalen Planung und Umsetzung Ihrer nächsten Inventur:
1. Wählen Sie den richtigen Zeitpunkt
Den Tag für die Inventur in Ihren Büroräumen legen Sie am besten in einen Zeitraum, wenn im Betrieb wenig Andrang herrscht.
Gleiches gilt für die Bestandsaufnahme im Lager. Beachten Sie hier zusätzlich: Ein guter Zeitpunkt für die körperliche Inventur ist, wenn Ihr Lager geringen Bestand aufweist.
Die zeitversetzten Arten der Inventur räumen Ihnen zunächst etwas Flexibilität ein. Vergessen Sie jedoch nicht, zusätzliche Zeit einzuplanen, um den Bestand des Bilanzstichtag rechnerisch nachzuvollziehen. Je mehr Tage zwischen Aufnahmetag und Bilanzstichtag liegen, desto höher ist Ihr Aufwand.
2. Planen Sie genug Zeit ein
Je nach Größe Ihres Betriebs dauert die Bestandsaufnahme einige Stunden, einen Tag oder mehrere Tage. Planen Sie im Zweifelsfall lieber etwas mehr Zeit ein, um zu vermeiden, dass unter Zeitdruck Leichtsinnsfehler passieren.
Viele Unternehmen führen die Inventur sogar außerhalb der regulären Arbeitszeiten durch, um sich voll und ganz auf die Bestandsaufnahme konzentrieren zu können.
3. Teilen Sie Ihre Mitarbeiter optimal ein
Wägen Sie ab, ob Sie die Inventur mit Ihren eigenen Mitarbeitern durchführen können oder, ob es sinnvoll ist, Inventurhilfen einzustellen.
Auch wenn zusätzliche Hilfen einen weiteren Kostenpunkt darstellen, lohnt sich die Ausgabe in vielen Fällen dennoch. Geübte Inventurhilfen erledigen die Bestandsaufnahme in der Regel zügig und zuverlässig, während die eigenen Mitarbeiter nicht von der Arbeit abgehalten werden.
Außenstehende verfügen außerdem über einen unbefangenen Blick auf die Situation in Ihrem Betrieb, weshalb ihnen Unstimmigkeiten leichter auffallen. Sollten Sie die Bestandsaufnahme mit Ihren eigenen Mitarbeitern durchführen, setzen Sie den jeweiligen Mitarbeiter in einer anderen Abteilung, also nicht in seiner alltäglichen Arbeitsumgebung ein.
Während der Inventur sollten die Mitarbeiter idealerweise in Zweierteams arbeiten. Ein Mitarbeiter schreibt und der andere notiert. Auf diese Weise minimieren Sie Fehler und die Inventur geht schneller voran.
4. Legen Sie Regeln für die Durchführung fest
Sollten Sie sich entscheiden, Inventurpersonal zu engagieren, wissen die Aushilfen in der Regel über die reguläre Vorgehensweise Bescheid. Ihren eigenen Mitarbeiten sollten Sie die Regeln vor der Inventur in jedem Fall ins Gedächtnis rufen.
Es ist ratsam, beim Erfassen der Artikel von links nach rechts und von oben nach unten vorzugehen. Hat ein Team einen Bereich abgeschlossen, sollte dieser entsprechend gekennzeichnet werden, um Dopplungen zu vermeiden. Die Inventarlisten sollten leserlich und in Druckschrift ausgefüllt werden. Legen Sie ggf. Richtlinien für die Schreibweise von Zahlen fest, damit später keine Verwechslungen entstehen.
Checkliste
Der optimale Ablaufplan für die Inventur
Zum Bilanzstichtag ist es noch viel Zeit? Und doch sollten Sie die Vorteile guter Vorbereitung nicht unterschätzen. Die folgende Checkliste unterstützt Sie dabei, den Ablauf der nächsten Bestandsaufnahme effizient zu planen.
1. Einige Monate vor der Inventur
- Datum der Inventur festlegen
- Zeitumfang der Inventur bestimmen
- Ggf. Inventurhilfen organisieren
2. Einige Tage vor der Inventur
- Regeln zur Durchführung und Ablaufplan an die Mitarbeiter kommunizieren und schriftlich zukommen lassen
- Vorbereitung der Räume: Aufräumen und Putzen zur Erleichterung der Arbeit
- Betrieb in Inventurbereiche mit gleichem Arbeitsumfang einteilen und farblich markieren
- Inventurleitung bestimmen und zentrale Anlaufstelle einrichten (Koordination des Ablaufs, Rückfragen, Abgabe der Inventurlisten)
- Mitarbeiter in Zweierteams einteilen
- Jedem Team einen oder mehrere Aufgabenbereiche zuweisen
- Ausreichend Arbeitsmaterial zur Verfügung stellen: Notizblöcke, Schreibmaterial, usw.
3. Am Tag der Inventur
- Personal einweisen
- Ordnungsgemäße Bestandsaufnahme durch die Mitarbeiter sicherstellen
- Überprüfen aller abgegebenen Inventarlisten (Leserlichkeit, mit Kugelschreiber ausgefüllt, Datum und Unterschrift des jeweiligen Mitarbeiters vorhanden)
- Rundgang und Kontrolle aller Inventurbereiche
4. Nach der Inventur
- Inventurdifferenzen auf die richtigen Konten umbuchen
- Dokumente an das Finanzamt abgeben (Unterlagen zehn Jahre aufbewahren)
Weitere Fragen?
Mit diesem Ablaufplan steht der optimal organisierten Inventur dieses Jahr nichts mehr im Wege. Für weitere Fragen stehen wir Ihnen kostenfrei zur Verfügung.