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Einkaufsratgeber Büro

Visualisierung im Lager und der Produktion: Mit Kanban zu mehr Effizienz

Die Verbrauchsstelle weiss am besten, was sie für die Produktion benötigt: Das ist die Grundidee von Kanban. Das japanische System zur Produktionssteuerung hat sich in vielen modernen Fertigungsbetrieben etabliert und zum Bestandteil eines modernen Agile Managements gemausert. Damit Sie von sinkenden Kosten, mehr Effizienz und einem reibungslosen Materialfluss profitieren, braucht es Übersichtlichkeit, klare Kommunikation und die richtige Visualisierung.

Arbeiten mit der Kanban-Technik wt$

Pull-Prinzip auf Japanisch: Kanban im Unternehmen

In seiner Kernform für die Fertigung und Produktion dreht Kanban klassische Beschaffungs- und Materialflussstrukturen um. Werden Güterbedarfe sonst von einer zentralen Planungsinstanz geordert und den jeweiligen Verarbeitungsorten zugewiesen, löst die Verbrauchsstelle bei Kanban diese Prozesse aus – ganz nach Bedarf und zum richtigen Zeitpunkt.

Dieses Pull-Prinzip verbindet die wichtigsten Knotenpunkte im Unternehmen – Einkauf, Logistik, Lager, Produktion – im Idealfall so reibungslos, dass der Bedarf an Lagerfläche und die Beschaffungskosten sinken, während gleichzeitig Durchflusszeiten optimiert und der gesamte Prozess transparenter, flexibler und zuverlässiger werden.

Die Vorteile werden inzwischen auch auf andere Unternehmensbereiche wie das Marketing oder den Personalprozess übertragen. Dabei überschneiden sich die Kanban-Faktoren in vielerlei Hinsicht mit anderen Methoden wie Scrum, die allesamt unter den Management-Begriff Agile fallen. Im Mittelpunkt stehen stets folgende Aspekte:

  • Der Workflow wird durch Visualisierungen sichtbar und damit leichter steuerbar gemacht
  • Der Workflow wird in kleinere Untereinheiten bzw. Aufgaben zerlegt und damit übersichtlicher
  • Der Workflow wird nicht sofort verändert, sondern kann im Prozess evolutionär optimiert werden


Das Pull-Prinzip gilt auch im breiteren Kontext von Kanban: Ein Mitarbeiter darf nur eine bestimmte Anzahl Aufgaben gleichzeitig bearbeiten. Erst, wenn er im Rahmen dieser Anzahl wieder Kapazitäten hat, darf die vorgeordnete Stelle nachliefern. Ganz wichtig: Die ausführende Stelle holt ihre neuen Aufgaben beim Vorgänger selbst ab – sie werden nicht einfach weitergereicht.

Damit lassen sich Bottlenecks vermeiden und Bedarfe oder Probleme wesentlich klarer erkennen. In der Fertigung und Produktion ist Kanban unter diesen Gesichtspunkten noch erfolgversprechender:

  • Kleinere Pufferlager am jeweiligen Verbrauchsort eines Guts verkürzen Wege und erhöhen die Transparenz
  • Asynchrone Entnahme und Bestückung optimieren Reaktionen auf Schwankungen im Durchsatz
  • Bedarfsgerechtes Ordern ermöglicht flexible Anpassung an Produktionsänderungen
  • Keine Vorratshaltung, rechtzeitiges Ordern und klare Kommunikation sind entscheidend
  • Möglichst einfache Mittel der Visualisierung machen tatsächliche Bedarfe deutlich

Auf einen Blick: Kanban lebt vom Darstellen

Die Bedeutung von Visualisierung und Kommunikation ist schon im Systemnamen verankert. Kanban ist Japanisch für „(Bestell-)Karte“ und meint den zentralen Informationsträger, der den Fluss eines Gutes begleitet und auslöst. Heute ist diese Karte meist hoch technisiert und digitalisiert, doch seit der Einführung des Prinzips bei Toyota im Jahre 1947 hat sich am Aufbau kaum etwas geändert.

Neben den Kanban-Karten spielen die Kanban-Tafeln eine entscheidende Rolle. Sie sind das zentrale Informationsboard über den Workflow und grundsätzlich denkbar einfach aufgebaut:

  • Drei Spalten: Aufgaben (To-Do), Bearbeitung (Doing), Erledigt (Done)
  • Jede einzelne Aufgabe wird als Ticket in der jeweiligen Spalte verortet und nach Arbeitsstand verschoben


Dieser Grundaufbau kann problemlos verfeinert werden, folgt aber dennoch immer dem gleichen Prinzip. Mit unterschiedlichen Farbgebungen für die Tickets oder einer feineren Aufteilung der mittleren Spalte kann das Kanban-Board zu einem mächtigen Steuerungsinstrument werden:

  • Es verdeutlicht auf einen Blick den aktuellen Stand des Workflows
  • Es zeigt Engpässe, Verantwortlichkeiten und/oder Kapazitäten
  • Es ersetzt lange Meetings und umständliche Erklärungen
  • Es wird mit zunehmender Erfahrung der Mitarbeiter mit Kanban immer aussagekräftiger
  • Durch klare Beschreibungen der Aufgaben können Mitarbeiter diese selbstständiger beginnen/abschliessen


Wichtig ist, dass im Umgang mit Kanban und der Planungstafel eine gewisse Disziplin herrscht und die abgebildeten Prozesse oder Projekte nicht zu komplex werden. In der Fertigung und Produktion kann es sich zum Beispiel lohnen, die Kanban-Tafel für einzelne Fertigungskomplexe anzulegen und an den jeweils besten Orten aufzustellen. Selbstverständlich muss diese Kanban-Tafel auch einen Anlass für Feedback ermöglichen, das nach und nach eine Prozessoptimierung ermöglicht.

Arbeiten mit der Kanban-Technik wt$

Online-Tools vs. Kanban-Board: Welche Visualisierungsmethode ist besser?

Viele erfolgreiche Online-Tools für das Projektmanagement beruhen auf Kanban und haben das Whiteboard ins Netz verlegt. Damit ist die Bedeutung der analogen Version jedoch nicht geschmälert – im Gegenteil. Whiteboards bzw. Kanban-Tafeln sind in vielen Fällen eine wesentlich sinnvollere Entscheidung. Das zeigt der Vergleich beider Methoden:

Analoges Kanban-Board

  • für Teams vor Ort
  • jederzeit sichtbar, immer im Blick
  • Veränderungen schnell zu überblicken
  • Platzangebot begrenzt Detaillierungsgrad
  • hoher Formalisierungsgrad & Symbolgehalt
  • reines Informationsboard
  • direkter Gesprächsgegenstand bei Meetings
  • Momentaufnahme
  • Board-Verwaltung einfacher

Virtuelles Kanban-Board

  • für dezentrale, virtuelle Teams
  • nur sichtbar wenn online
  • E-Mail-Benachrichtigungen gehen schnell unter
  • potenziell unendliche Boardaufteilung
  • viele Informationen pro Ticket unterbringbar
  • Arbeits-Tool durch Verlinkungen/Verweise etc.
  • braucht Technik zur Präsentation
  • Veränderungen durch Logs nachvollziehbar
  • Board-Verwaltung muss sich einspielen

Unter diesen Voraussetzungen spielt das analoge Kanban-Board seine Stärken im Produktionsbetrieb oder der Abteilung aus und verbindet die Prozessdarstellung direkt mit den „realen“ Umsetzungen der Aufgaben vor Ort. Zudem ist das begrenzte Platzangebot der optimale Anlass, um über Aufgaben und Verantwortlichkeiten unter Effizienzgesichtspunkten stringenter nachzudenken.

Wie auch Scrum lebt Kanban von täglichen Kurzmeetings, die Sie idealerweise direkt am Board im Stehen abhalten. Die zentralen Fragestellungen (Wer macht was, was steht an, wo hakt es) können sehr schnell beantwortet werden, Veränderungen am Board sind eine schnell umzusetzende Gemeinschaftsaufgabe, die von allen Meeting-Teilnehmern erfasst wird.

Das virtuelle Board ist hingegen das perfekte Tool für Aufgaben und Prozesse, die ohnehin virtuell umgesetzt werden – zum Beispiel beim Design eines neuen Unternehmensauftritts oder der Steuerung aller Online-Aktivitäten. Hier braucht es zwar eine Eingewöhnungsphase und eine User-Schulung. Aber hat sich das Verfahren einmal eingespielt, verringert es den Aufwand für E-Mail- oder Telefonnachfragen erheblich. Zudem ist das Online-Tool ein Prozessarchiv, das bei Reviews und anderen Agile-Aktivitäten eingesetzt werden kann.

Das ist bei einem physischen Kanban-Board zwar nicht direkt möglich, doch mit technischen Entwicklungen für die Präsentation und Moderation ebenfalls kein Problem. Mit dem Capture APP Kit können Aufnahmen von analogen Whiteboards digitalisiert und nach bestimmten Massstäben virtuell weiter verarbeitet werden.

Letztendlich ist es jedoch entscheidend, dass Kanban-Boards und andere Visualisierungshilfen nur eine Unterstützung sind. Kern aller Aktivitäten im agilen Unternehmen ist die richtige Kommunikation und Zusammenarbeit der Mitarbeiter. Diese können Sie jedoch mit der richtigen Ausstattung unterstützen. Bei der Auswahl dieser Produkte sind Ihnen unsere Mitarbeiter gern persönlich behilflich.

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