bewegung in der schreibtischwelt: neue ideen für mehr Ordnung

Es ist tatsächlich der Schreibtisch … für viele Arbeitnehmer ist er das Herzstück im Büro. Der Dreh- und Angelpunkt für die Organisation des Arbeitsalltags. Der zentrale Anlaufpunkt für alles, was zu tun ist. Demzufolge sammelt sich so auch zwangsläufig vieles auf ihm an, manchmal zu viel: Unterlagen fürs Projekt, abzuzeichnende Rechnungen, das Protokoll aus dem gestrigen Meeting, Post, Notizen und die lieben Erinnerungsstücke aus dem Privaten.

Ob als Mitarbeiter im Büro oder im Homeoffice, wer vor lauter Krimskrams den Überblick verliert, wird kaum konzentriert arbeiten: Die Art und Weise des Arbeitens hat sich verändert und damit einhergehend das Verhalten am Schreibtisch. Gab es noch vor zehn, zwölf Jahren einen Schreibtisch für jeden Mitarbeiter, gilt das heute nicht mehr unbedingt. Heute können Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten oder mal „so oder so“: am eigenen Schreibtisch im Büro, am Arbeitsplatz daheim oder als Nomade überall, einen Platz gibt‘s immer. Was sich jetzt nach schöner neuer Arbeitswelt anhört, stimmt so nicht ganz. Denn um zügig und zielorientiert zu arbeiten, sollte nicht nur das persönliche Befinden am Arbeitsplatz stimmen, auch die Arbeitsumgebung muss in die neue Kultur integriert werden. Denn wer seinen Schreibtisch in Ordnung bringt, macht das auch mit seiner Arbeitsweise. Die Vorteile einer guten Schreibtisch-Organisation liegen dabei klar auf der Hand.

  • Eindruck des Kunden: Nicht nur für Arbeitnehmer ist ein gepflegter und aufgeräumter Arbeitsplatz wichtig. Aus einem chaotischen und unsauberen Büro ziehen auch Kunden ihre Rückschlüsse auf die Arbeitsweise des Geschäftspartners.
  • Zeitersparnis: Wenn jeder Gegenstand seinen Platz hat, wird keine Zeit mit Suchen verschwendet. Mehr Struktur am Arbeitsplatz und optimierte Arbeitsabläufe führen zu einer höheren Produktivität.
  • gesundheitlicher Aspekt: Regelmässiges Desinfizieren der Arbeitsmittel wie Telefonhörer minimiert Krankheitserreger. Staubpartikel werden reduziert und gesundheitliche Probleme für Allergiker oder Asthmatiker verringert.
  • Kostenpunkt: Durch die Reinigung und Pflege von Ausstattung und Arbeitsmitteln im Büro bleiben diese langfristig in einem guten Zustand. Und das wirkt sich positiv auf die Kosten aus.

Welcher Schreibtischtyp
sind Sie?

Schreibtisch,
ordne dich!

Planungshilfe? Beratung?
Neue Büromöbel?

Jetzt wird reiner Tisch gemacht! So finden Sie heraus, welches Ordnungssystem zu Ihnen und auf Ihren Schreibtisch passt.

So geht’s: Schauen Sie nach Beantwortung der Fragen nach, ob Sie am häufigsten (a), (b) oder (c) ausgewählt haben und informieren Sie sich anschliessend über Ihr Ergebnis.

Heute Bonn, morgen Amsterdam? Dank Laptop & WLAN arbeiten immer mehr Menschen, wo sie gerade wollen. Wie klingt das für Sie?

(c) Super! Wann kann ich anfangen?

 

(a) Schon sehr verlockend, aber nach einer Woche würde ich wahrscheinlich Heimweh bekommen …

 

(b) Viel zu anstrengend und chaotisch. Ich brauche einen festen Platz und klare Strukturen.

Endlich, bald Mittagspause. Wo gehen Sie hin und was gibt’s zum Essen?

(a) Mal schauen, was ich so im Kühlschrank finde – daraus koche ich mir dann was Leckeres.

 

(b) In die Kantine. Freu mich schon den ganzen Vormittag auf Pizza.

 

(c) Ich weiss noch gar nicht, wo genau ich zum Mittag bin. Aber kein Problem, ich finde immer was!

Spontane Videokonferenz morgens um 07.15 Uhr wegen eines akuten Notfalls beim Projekt. Wie reagieren Sie?

(b) Ihr seid lustig, ich sitze noch in der S-Bahn! Bin gleich da … nur die Ruhe …


(c) Oh Mann, was ist jetzt? Ich versuche, das schnell nebenher per VoiceApp zu klären.


(a) Okay, okay. Ich werfe schnell den Bademantel zur Seite und räume das Chaos im Hintergrund auf. Dann logge ich mich ein.

Wie würden Sie Ihren perfekten Schreibtisch bzw. Arbeitsplatz beschreiben?

a) Mir ist besonders eine ruhige Umgebung wichtig, in der ich mich wie zu Hause fühle und in der ich alles so einrichten kann, wie ich möchte.

c) Ich brauche zum Arbeiten eigentlich nur meinen Laptop und bin mal da und mal dort. Flexibilität ist deshalb das Wichtigste.

b) Links mein Terminkalender, rechts die Unterlagen fürs Meeting und gegenüber mein Lieblingskollege bzw. meine Lieblingskollegin.

Auflösung: Jetzt wird's spannend - hier kommt Ihr Ergebnis.

Überwiegend (a):
Homeoffice-Fan

Überwiegend (b):
Bürofreund

Überwiegend (c):
Überall-Sitzkünstler

Ohne diese Qualitäten werden Sie mit und im Homeoffice nicht glücklich

  • Sie passen Ihre Arbeitszeiten gerne an Ihren persönlichen Rhythmus an
  • Sie brauchen eine positive, persönlichere Umgebung für das Arbeiten
  • Disziplin, Organisationsfähigkeit, eine gute Selbsteinschätzung und Eigenverantwortung sind Eigenschaften, die Sie mitbringen
  • Sie schätzen die weitgehend zeitliche und örtliche Unabhängigkeit und die Ruhe vor dem Chef oder den Kollegen
  • Die mit dem Homeoffice verbundene familienfreundliche Zeiteinteilung ist Ihnen wichtig

Das können Sie für einen ordentlichen Schreibtisch tun

Teilen Sie Ihren Arbeitsplatz in die folgenden Greifraum-Bereiche ein:

  • Im direkten Greifraum (Arbeitsfläche) finden Sie alles, was Sie für Ihre aktuellen Aufgaben brauchen: Arbeitsunterlagen sowie Hilfsmittel wie Bildschirm, Tastatur und Maus, Telefon, verschiedene Stifte, Block oder Notizpapier
  • Im erweiterten Greifraum (Bereitstellungsfläche) haben Sie alles, was Sie schnell, aber nicht täglich griffbereit haben müssen: Regale, Hängeregister oder Rollcontainer erleichtern hier die Ordnung
  • Im maximalen Greifraum (Reservefläche) sind alle Unterlagen und Arbeitsmittel, die Sie selten verwenden wie Vertragsunterlagen, Lizenzrechte, Pflichtenhefte

Jetzt können Sie gerne auch persönlichere Dinge platzieren – beispielsweise bis zu 5 Gegenstände, aber bitte nur im direkten Greifraum. Das ist Ihr individueller Wohlfühlraum.


Weitere Orga-Tipps für Ihren Schreibtisch finden Sie hier.

Weitere Büromöbel finden Sie hier.

Wie arbeiten Bürofreunde am liebsten?

  • Sie brauchen ein Gefühl der Beständigkeit
  • Sie möchten einen permanenten Schreibtisch an einem einzigen Standort
  • Die Arbeitsunterlagen haben ihren festen Platz und müssen nicht ständig herumgeschleppt werden
  • Sie mögen den sozialen Kontakt zu Kollegen und Vorgesetzten
  • Ihr Tag wäre ohne Kaffeeautomaten und spontanes Brainstorming in der Teeküche nicht wirklich erfolgreich
  • Das Gefühl der Privatsphäre ist Ihnen am Arbeitsplatz wichtig

Das können Sie für einen ordentlichen Schreibtisch tun

Nutzen Sie beispielsweise die 5S-Methode:

  1. Sortieren: Alles, was am Arbeitsplatz nicht benötigt wird, wird aussortiert. Zum Beispiel können Sie zu diesem Zweck einen Papierkorb unter den Schreibtisch stellen. Nicht mehr benötigte Dokumente oder andere Abfälle können so direkt entsorgt werden und sammeln sich nicht an.
  2. Setzen: Sichtbare Ordnung schaffen. Alles, was tatsächlich gebraucht wird, wird an einer sinnvollen Stelle positioniert. Dazu können Sie beispielsweise Ordnungssysteme nutzen sowie Einsätze für die Schreibtischschublade, um Arbeitsmaterialien und Utensilien einfach besser zu organisieren.
  3. Säubern: Der Arbeitsplatz wird gründlich saubergemacht; ordnen Sie zudem Ihre Arbeitsmittel ergonomisch an, um Verspannungen vorzubeugen. So platzieren Rechtshänder ihr Telefon beispielsweise immer links, damit sie die rechte Hand zum Schreiben freihaben.
  4. Standardisieren: Die Standards der Arbeitsplatzgestaltung werden offiziell festgelegt. Definierte Beschriftungen, Markierungen und Systeme sparen Suchzeiten. Hier können Planer statt einzelnen Zettel helfen, um Todos aufzuschreiben. So versinken Sie nicht im Zettelchaos und haben alle wichtigen Notizen an einem Platz.
  5. Ständig verbessern: Jeder Mitarbeiter – und auch Führungskräfte – sind aufgefordert, die Einhaltung der Ordnungs- und Systemstandards kurz, aber möglichst täglich, zu überprüfen. Ein Standard könnte sein, kurz vor Feierabend eine kleine Aufräumaktion zu machen, bei der alle Gegenständen, die Sie nicht mehr benötigen, im Rollcontainer oder Schrank verschwinden, Dokumente in die Ablage sortiert werden und Aufgaben für den nächsten Tag notiert werden. Dadurch sind alle bestens für den neuen Tag gerüstet.
Weitere Orga-Tipps für Ihren Schreibtisch finden Sie hier.

Weitere Schrankvarianten finden Sie hier.

So laufen Überall-Sitzkünstler zur Höchstform auf

  • Sie sind am liebsten überall: in Meetings, Projektarbeiten und vor Ort am Schreibtisch
  • Sie bevorzugen möglichst viel optische Ruhe und lieben es, einen leeren Schreibtisch zu haben
  • Sie brauchen flexiblen Zugang zu freien Plätzen: Laptop mitbringen, Schreibtisch suchen, Arbeit machen
  • Sie sind systematische Ordner und können ihren eigenen Ordnungsgrad auch umsetzen
  • Sie arbeiten vorrangig elektronisch und können dezentral auf benötigte Daten zugreifen
  • Sie brechen rigide Bürostrukturen auf und schaffen so Platz für Kreativität

Und so halten Sie Ordnung auf der offenen Fläche

Der leere Schreibtisch einer Clean-Desk-Policy kann Ihnen für diese Form des Büroalltags helfen:

  • Mitarbeiter müssen elektronisch arbeiten können, ein dezentraler Zugriff auf Daten muss gewährleistet werden
  • Bereitstellung von Aufladestationen für Laptops, Smartphones etc. oder Schliessfächern für persönliche Unterlagen oder Dinge der Mitarbeiter
  • Jeder Schreibtisch ist gleich ausgestattet und kann einfach und schnell an jeden Nutzer angepasst werden
  • Der Schreibtisch wird so verlassen, wie er vorgefunden wird
  • Mitarbeiter erhalten fahrbare Rollcontainer für ihre persönliche Unterlagen, die sie an jeden Schreibtisch mitnehmen können
  • Persönliche Gegenstände sollten persönlich und damit im eigenen Rollcontainer bleiben
Weitere Orga-Tipps für Ihren Schreibtisch finden Sie hier.

Weitere Akkuladeschränke finden Sie hier.

Schreibtischfläche reinigen: Befreien Sie Ihren Schreibtisch von Büroutensilien und Papieren. Wischen Sie die Tischfläche mit einem feuchten Mikrofasertuch ab. Nicht vergessen: Elektronische Geräte reinigen und desinfizieren.

Dokumente sortieren: Entsorgen Sie Papiere, die nicht mehr gebraucht werden. Nutzen Sie eine Sortierstation mit unterschiedlichen Fächern, z.B. „Zeitnah benötigt“ oder „Heute bearbeiten“.

Schubladen organisieren: Legen Sie Ihre Schubladen mit einer rutschfesten Matte aus. Trennelemente schaffen mehr Platz in Ihren Schubladen. Bestimmen Sie feste Plätze für alle Arbeitsmaterialien.

Arbeitsmaterial ordnen: Nutzen Sie Schreibtischbefreier und Ordnersäulen, um Platz zu schaffen. Arrangieren Sie notwendige Utensilien in Reichweite und reduzieren Sie bitte persönliche Dinge auf Ihrem Tisch.

Posteingangsschale nutzen: Bearbeiten Sie sofort, was in weniger als 5 Min. zu erledigen ist. Legen Sie die restlichen Unterlagen in die Fächer Ihrer Sortierstation oder heften sie in Ordnern ab.

Gewohnheit pflegen: Am Ende jedes Arbeitstags legen Sie alle Utensilien an ihren festen Platz zurück. Organisieren Sie Ihren nächsten Arbeitstag gedanklich und tragen Sie wichtige Punkte in Ihren Kalender ein.

Weitere Ablage- und Sortiersysteme finden Sie hier.

Der perfekte Arbeitsplatz? Hat die Schreibtisch-Ordnung, die Sie am besten arbeiten lässt. Gerne finden wir auch für Sie den besten Platz.