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Ablagesysteme und Sortiersysteme

Ablagesysteme und Sortiersysteme: Ordnung ist das halbe (Büro-)Leben. Und die andere Hälfte auch.



Ein Büro stellt die gleichen Anforderungen an die Logistik wie ein Warenlager oder eine Produktionshalle. Das richtige Produkt muss zur richtigen Zeit am richtigen Ort beim richtigen Abnehmer sein. Nur, dass wir im Büro eben von Akten und Unterlagen statt von Schrauben und Bauteilen reden. Unsere Ablagesysteme und Sortiersysteme machen Ihnen die ordentliche Büroorganisation leicht. Wir verraten, was Sie dabei beachten sollten.




Ablagesysteme: Warum ist Ordnung im Büro so wichtig?



Einer der wichtigsten im Büro zirkulierenden Rohstoffe ist das Wissen – niedergeschrieben und für alle verfügbar in Akten, Unterlagen, an Planungstafeln und in Sortierstationen. Die Hauptaufgabe guter Ablage- und Sortiersysteme ist also, dass alle Mitarbeiter stets alle notwendigen Informationen für ihre Arbeit finden – ohne, dass Dubletten entstehen oder ein Auftrag verloren geht, weil der Verantwortliche nicht alle Unterlagen zur Verfügung hatte.



Mit unseren Ordnungssystemen für die Werkstatt- und Büroausstattung haben Sie daher immer auf folgende Fragen eine Antwort:

  1. Wo finde ich die Unterlagen zu Auftrag X oder Kunde Y?

  2. Welcher Kollege ist wann für welche Aufgabe zuständig?

  3. Was steht diese Woche an wichtigen Aufgaben in Produktion oder Büro an?

  4. Haben wir noch genug Druckerpapier oder müssen wir nachordern?

  5. Ist eigentlich der wichtige Brief vom Auftraggeber schon da?



Welche Ordnungs- und Sortiersysteme eignen sich wofür?



Das Schöne an unseren Ordnungs- und Ablagesystemen ist ihre Flexibilität. Sie können die verschiedenen Produkte problemlos in Ihr eigenes Ordnungssystem im Betrieb integrieren. Allerdings haben bestimmte Varianten so etwas wie einen natürlichen Lebensraum im Betrieb:



  • Sortiertafeln und Werkstattplaner sind der feste Anlaufpunkt für wichtige Unterlagen von aktiven Aufgaben und Aufträgen. Hier sind Bestelllisten, Lieferscheine, Auftragsbeschreibungen etc. untergebracht – gern auch sortiert nach Mitarbeiter.

  • Alles mit dem Zusatz „Post'' enthebt Sie vom zeitraubenden persönlichen Zuteilen der Post. Jeder wichtige Mitarbeiter hat seinen Kasten oder sein Fach – fertig.

  • Ordnungs- und Sortierstationen für Büro oder Werkstatt machen Schluss mit dem Kleinkram-Chaos

  • Das Herzstück der Büroinformationen – Akten und abgelegter Schriftverkehr – gehört in Aktenschränke oder Ordnerdrehsäulen.



Wie ist ein gut organisiertes Büro aufgebaut?



Die wichtigste Frage lautet: Wo findet Mitarbeiter X die Information Y? Und diese Frage teilt sich wiederum in allgemein wichtiges Wissen (in Akten und Co.) und individuelles Wissen (auf dem Schreibtisch). Dort kommen unsere Sortierablagen genauso zum Einsatz wie Schreibtischbefreier, die eine aufgeräumte und übersichtliche Arbeitsfläche ermöglichen.



Doch nicht allein der Ablageort ist wichtig, der Mitarbeiter muss auch sofort sehen, was an diesem Ort in welcher Art einsortiert ist. Darum sind Beschriftungsgeräte praktisch unverzichtbar, um dem Sortiersystem einen Sinn zu geben und Chaos oder langes Suchen zu vermeiden.



Schlussendlich kann das Ablagesystem natürlich nur funktionieren, wenn auch alle relevanten Nutzer es kennen und die Aufstellorte so gewählt sind, dass jeder Mitarbeiter bei Bedarf darauf Zugriff hat.



Meist sind die Sortierstrukturen gewachsen. Doch es kann Sinn ergeben, sie besonders dann einer Prüfung zu unterziehen, wenn Sie bei gaerner neue Ablagesysteme und Sortiersysteme bestellen:



  • Nach welchen Unterlagen oder Utensilien wird meist eher gesucht, als dass sie gefunden werden?

  • Sollte der Wochenplan wirklich im Sekretariat hängen oder ist er nicht besser im Büroflur aufgehoben?

  • Nutzen wir bestimmte Farbcodierungen für bestimmte Informationen und Mitarbeiter oder haben wir diese Möglichkeit einer noch besseren Übersicht bisher außer Acht gelassen?


Wenn wir Ihnen bei solchen Organisationsfragen rund um unser Angebot an Ablagesystemen und Sortiersystemen weiterhelfen dürfen, nehmen Sie gern mit uns Kontakt auf.

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